El Proyecto de Real Decreto que desarrolla el registro horario se encuentra todavía en fase de información pública y, por tanto, puede incorporar cambios antes de su publicación definitiva en el BOE. No obstante, el borrador conocido ya apunta a una transformación profunda del control de la jornada en las empresas, con un claro enfoque hacia la digitalización, la trazabilidad y el acceso inmediato a los datos.
El objetivo del futuro reglamento es dejar atrás los registros informales, manuales o meramente teóricos y garantizar que la jornada real quede reflejada de forma verificable, con garantías tanto para la persona trabajadora como para la representación legal y la Inspección de Trabajo.
El texto desarrolla los artículos 12.4.c), 34.9 y 35.5 del Estatuto de los Trabajadores y consolida tres principios que dejan de ser opcionales:
- Objetividad del registro, con datos imparciales y no manipulables
- Fiabilidad, con control de cambios, autoría y trazabilidad
- Accesibilidad inmediata, para trabajadores, representación legal e Inspección.
En este contexto, los sistemas en papel o aquellos que no permiten controlar modificaciones podrían quedar fuera de cumplimiento cuando la norma entre en vigor.
Uno de los cambios más relevantes es que el registro deberá realizarse por medios digitales en el centro de trabajo o, como mínimo, ser accesible desde este. Se prevé la posibilidad de utilizar sistemas alternativos, pero únicamente si cumplen requisitos técnicos estrictos y disponen de un informe emitido por un técnico competente que avale su autenticidad y resistencia a manipulaciones.
En cuanto al contenido, el proyecto amplía de forma significativa los datos mínimos exigidos. El registro deberá incluir, entre otros:
- Hora exacta de inicio y finalización de la jornada
- Pausas, interrupciones y tiempos de desconexión digital
- Indicación de trabajo presencial o a distancia
- Distinción entre horas ordinarias, extraordinarias y complementarias
- Tiempos de espera o de disponibilidad
- Totales diarios y mensuales
- Identificación de cualquier modificación, con autor y momento.
Este aspecto puede tener un impacto directo en las inspecciones, ya que la falta de control sobre pausas o tiempos a disposición podría conllevar recálculos de jornada y de cotización.
El sistema de anotaciones también se regula con mayor rigor. El registro deberá ser personal e inmediato por parte de la persona trabajadora, y cualquier modificación posterior requerirá autorización tanto de la empresa como del trabajador, dejando constancia de posibles discrepancias y con comunicación a la representación legal. Los modelos basados en fichajes introducidos por mandos o regularizaciones a posteriori quedan, así, especialmente comprometidos.
El proyecto recuerda igualmente la necesidad de adecuación al Reglamento General de Protección de Datos, aplicando criterios de minimización y proporcionalidad. La persona trabajadora podrá consultar el registro en cualquier momento y recibir un resumen mensual, habitualmente junto con la nómina. La representación sindical y la Inspección de Trabajo tendrán acceso inmediato, tanto presencial como remoto.
Otra novedad destacada es la obligación de disponer de un protocolo interno de organización del registro horario, aplicable a todas las empresas. Este protocolo deberá definir:
- Cómo se realizan los asentamientos
- Cómo se gestionan los cambios
- Qué datos se recogen
- La evaluación periódica del sistema
- La formación de la plantilla, que deberá realizarse como tiempo de trabajo.
No será suficiente con implantar una herramienta tecnológica: será necesaria una documentación interna clara, trazable y actualizada.
El texto también aborda situaciones específicas como las ETT, la subcontratación o determinadas relaciones laborales, estableciendo que el registro debe garantizarse en el centro de trabajo o ser accesible desde este, lo que obliga a muchas empresas multiservicio a revisar responsabilidades y procedimientos.
En cuanto a la conservación, los registros deberán mantenerse durante cuatro años y estar disponibles de forma inmediata en el centro de trabajo o ser accesibles desde este. El almacenamiento en la nube, por sí solo, no será suficiente si no garantiza dicho acceso.
Por último, conviene tener en cuenta que todavía pueden producirse ajustes antes de la publicación definitiva, tanto en lo relativo a los requisitos técnicos como a los plazos de implantación. Si el texto se aprobara sin período transitorio, la entrada en vigor podría producirse a los veinte días de su publicación, con el riesgo de que muchas empresas lleguen tarde si no han empezado a prepararse.
Ante este escenario, resulta recomendable revisar el sistema actual de registro horario, avanzar en la elaboración del protocolo interno y apostar por soluciones digitales con trazabilidad y control de cambios, así como formar a mandos y plantilla antes de la entrada en vigor de la norma. En casos de subcontratación, dejar por escrito quién asume la obligación y cómo se organiza el registro.
Para cualquier duda o si necesitan asistencia para adecuar su sistema y la documentación interna, pueden ponerse en contacto con nuestro despacho profesional.