El Projecte de Reial decret que desenvolupa el registre horari encara es troba en fase d’informació pública i, per tant, pot incorporar canvis abans de la seva publicació definitiva al BOE. Tot i això, l’esborrany conegut ja apunta a una transformació profunda del control de jornada a les empreses, amb un enfocament clar cap a la digitalització, la traçabilitat i l’accés immediat a les dades.
L’objectiu del futur reglament és deixar enrere els registres informals, manuals o merament teòrics i garantir que la jornada real quedi reflectida de manera verificable, amb garanties tant per a la persona treballadora com per a la representació legal i la Inspecció de Treball.
El text desenvolupa els articles 12.4.c), 34.9 i 35.5 de l’Estatut dels Treballadors i consolida tres principis que deixen de ser opcionals:
- Objectivitat del registre, amb dades imparcials i no manipulables
- Fiabilitat, amb control de canvis, autoria i traçabilitat
- Accessibilitat immediata, per a treballadors, representació legal i Inspecció.
En aquest context, els sistemes en paper o aquells que no permeten controlar modificacions podrien quedar fora de compliment quan la norma entri en vigor.
Un dels canvis més rellevants és que el registre haurà de realitzar-se per mitjans digitals al centre de treball o, com a mínim, ser accessible des d’aquest. Es preveu la possibilitat d’utilitzar sistemes alternatius, però només si compleixen requisits tècnics estrictes i disposen d’un informe emès per un tècnic competent que n’avali l’autenticitat i la resistència a manipulacions.
Pel que fa al contingut, el projecte àmplia de manera significativa les dades mínimes exigides. El registre haurà d’incloure, entre d’altres:
- Hora exacta d’inici i final de la jornada
- Pauses, interrupcions i temps de desconnexió digital
- Indicació de treball presencial o a distància
- Distinció entre hores ordinàries, extraordinàries i complementàries
- Temps d’espera o disponibilitat
- Totals diaris i mensuals
- Identificació de qualsevol modificació, amb autor i moment.
Aquest aspecte pot tenir un impacte directe en inspeccions, ja que la manca de control sobre pauses o temps a disposició podria comportar recàlculs de jornada i cotització.
El sistema d’anotacions també es regula amb més rigor. El registre haurà de ser personal i immediat per part de la persona treballadora, i qualsevol modificació posterior requerirà autorització tant de l’empresa com del treballador, deixant constància de possibles discrepàncies i amb comunicació a la representació legal. Els models basats en fitxatges introduïts per comandaments o regularitzacions a posteriori queden, així, especialment compromesos.
El projecte recorda igualment la necessitat d’adequació al Reglament General de Protecció de Dades, aplicant criteris de minimització i proporcionalitat. La persona treballadora podrà consultar el registre en qualsevol moment i rebre un resum mensual, habitualment junt amb la nòmina. La representació sindical i la Inspecció de Treball tindran accés immediat, tant presencialment com de forma remota.
Una altra novetat destacada és l’obligació de disposar d’un protocol intern d’organització del registre horari, aplicable a totes les empreses. Aquest protocol haurà de definir:
- Com es fan els assentaments
- Com es gestionen els canvis
- Quines dades es recullen
- L’avaluació periòdica del sistema
- La formació de la plantilla, que s’haurà de dur a terme com a temps de treball.
No n’hi haurà prou amb implantar una eina tecnològica: caldrà documentació interna clara, traçable i actualitzada.
El text també aborda situacions específiques com les ETT, la subcontractació o determinades relacions laborals, establint que el registre s’ha de garantir al centre de treball o que sigui accessible des d’aquest, fet que obliga moltes empreses multiservei a revisar responsabilitats i procediments.
Quant a la conservació, els registres s’hauran de mantenir durant quatre anys i han d’estar disponibles de manera immediata al centre de treball o accessibles des d’aquest. L’emmagatzematge al núvol, per si sol, no serà suficient si no garanteix aquest accés.
Finalment, cal tenir present que encara poden produir-se ajustos abans de la publicació definitiva, tant pel que fa als requisits tècnics com als terminis d’implantació. Si el text s’aprovés sense període transitori, l’entrada en vigor podria produir-se al cap de vint dies de la publicació, amb el risc que moltes empreses arribin tard si no han començat a preparar-se.
Davant d’aquesta situació, és recomanable revisar si el sistema actual compleix objectivitat, traçabilitat i accés immediat, començar a treballar el protocol intern com més aviat millor, optar per solucions tecnològiques amb petjada d’auditoria i control de canvis, formar comandaments i plantilla abans de l’entrada en vigor i, en casos de subcontractació, deixar per escrit qui assumeix l’obligació i com s’organitza el registre.
Per a qualsevol dubte o si necessiteu assistència per adequar el vostre sistema i la documentació interna, podeu posar-vos en contacte amb el nostre despatx professional.