La digitalització de les relacions amb l’Administració ja no és una opció: és una obligació per a la majoria de societats mercantils i entitats jurídiques. Des de fa anys, Hisenda, la Seguretat Social i la resta d’organismes públics practiquen les notificacions per via exclusivament electrònica a empreses i professionals obligats.
Tot i això, encara avui moltes societats no revisen amb la freqüència necessària les seves bústies electròniques. I el risc és elevat: una notificació no oberta no implica que no sigui vàlida. Ignorar-la pot comportar sancions, recàrrecs, pèrdua de drets o fins i tot procediments executius.
Qui està obligat a rebre notificacions electròniques?
Totes les societats mercantils (SL, SA), cooperatives, associacions, fundacions i, en general, qualsevol persona jurídica estan obligades a relacionar-se electrònicament amb l’Administració. Això implica que:
- Les notificacions no es fan per correu postal.
- No rebre cap carta a l’oficina no vol dir que no hi hagi comunicacions pendents.
- La responsabilitat de consultar les bústies electròniques és de l’empresa.
On arriben les notificacions?
Depenent de l’organisme, les comunicacions poden arribar a diferents plataformes:
- DEHú (Dirección Electrónica Habilitada única): centralitza notificacions de múltiples organismes estatals.
- Seu electrònica de l’AEAT (Agència Tributària).
- Seguretat Social (Sistema RED / NOTESS / DEHú).
- 060 i altres seus electròniques d’organismes públics.
- Administracions autonòmiques i locals amb els seus propis sistemes.
Aquesta dispersió obliga a establir un protocol intern clar per garantir que totes les bústies es revisen de manera periòdica.
Quan es considera practicada una notificació?
Aquí és on rau el principal risc.
Quan una Administració posa a disposició una notificació electrònica, l’empresa disposa habitualment de 10 dies naturals per accedir-hi. Si no ho fa dins d’aquest termini, la notificació es considera rebutjada i es dona per practicada automàticament.
Això significa que:
- Els terminis per presentar al·legacions o recursos comencen a comptar igualment.
- Es poden iniciar procediments sancionadors.
- Es poden generar recàrrecs, interessos o embargaments.
No obrir la notificació no paralitza el procediment.
Conseqüències reals de no revisar les bústies electròniques
En la pràctica, les situacions més habituals que detectem són:
- Sancions tributàries que no s’han recorregut en termini.
- Requeriments d’Hisenda no atesos que deriven en liquidacions provisionals.
- Providències de constrenyiment amb recàrrec del 20%.
- Procediments de derivació de responsabilitat a administradors.
- Pèrdua del dret a bonificacions o subvencions per manca de resposta.
En alguns casos, el primer senyal d’alerta és directament un embargament al compte bancari.
Responsabilitat dels administradors
Des d’un punt de vista jurídic i mercantil, la manca de control sobre les notificacions electròniques pot tenir implicacions més enllà de la sanció econòmica.
Els administradors tenen el deure de diligència en la gestió de la societat. Una manca reiterada d’atenció a obligacions legals bàsiques pot, en determinats supòsits, donar lloc a responsabilitats personals, especialment si es produeixen perjudicis econòmics greus o situacions de causa de dissolució no gestionades correctament.
Per això, la digitalització no és només una qüestió operativa: és també una qüestió de govern corporatiu i compliment normatiu.
Bones pràctiques per evitar riscos
Recomanem a totes les societats:
- Designar un responsable intern de revisió de notificacions.
- Establir un calendari setmanal de comprovació de totes les seus electròniques.
- Centralitzar certificats digitals i controlar-ne la vigència.
- Evitar que el certificat depengui exclusivament d’una sola persona.
- Externalitzar la gestió si no es disposa d’estructura administrativa suficient.
Una revisió periòdica pot evitar sancions importants i permetre actuar dins de termini amb garanties.
A Feliu Consultors ens podem encarregar de la gestió integral de les seves notificacions, assegurant el control de terminis, l’anàlisi jurídica de cada comunicació i la resposta adequada en cada cas. Delegar aquesta funció és una manera efectiva de reduir riscos i garantir tranquil·litat en la gestió empresarial. Contacta amb nosaltres i t’adjudem.